Asiakas- ja yhteistyökumppani-rekisterin tietosuojaseloste

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

                                  

Rekisterinpitäjä

Äänekosken Energia Oy (0917763-8)

Kotakennääntie 31

44100 Äänekoski

Rekisterin nimi

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

 

Henkilötietojen käsittelystä vastaava henkilö

Ari Nyholm, asiakkuus- ja myyntipäällikkö

puh. 020 632 3800

info@aane-energia.fi

 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- tai yhteistyösopimukseen tai Äänekosken Energian oikeutettuun etuun (kuten suoramarkkinointi, saatavien perintä). Henkilötietojen käyttötarkoitus on:

  • asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, laskutus, analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä
  • myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
  • mielipide- ja markkinointitutkimuksen toteuttaminen
  • suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen ja profilointi
  • liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
  • asiakkaan ja asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta.

Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja kuluttaja-asiakkaista (ml. uutiskirjeentilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):

Asiakkaan perustiedot

  • Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)

 

Asiakkaan asiakkuuteen liittyvät tiedot

  • Sopimuksen kohde ja osoite sekä tuotetiedot
  • Asiakasnumero
  • Vakuustiedot
  • Asiakashistoria (esim. tilaustiedot, asiakastyytyväisyyskyselyt/palautteet ja reklamaatiot)
  • Yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. sähköiset asiointilomakkeet, chat-viestit)
  • Laskutus-, maksu- ja perintätiedot sekä luottokelpoisuutta koskevat tiedot
  • Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot

Asiakkaan liittymä- ja käyttöpaikkatiedot

  • Liittymien ja käyttöpaikkojen tekniset tiedot, käyttöpaikkanumero
  • Kulutustiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakasyritysten, -yhteisöjen ja yhteistyökumppaneiden (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat) päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys/yhteisö, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Asiakashistoria (esim. tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen, yhteydenotot)
  • Suoramarkkinointikiellot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan tarjouksen ja/tai sopimuksen tekemisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, ja mikäli suoritamme tällaista käsittelyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, niin huolehdimme siitä, että EU:n tietosuojavakiolausekkeet 2010/87 / EU henkilötietojen siirrosta EU:n /ETA-alueen ulkopuolelle tai asetuksen hyväksymä vastaava oikeudellinen suoja soveltuvat tällaiseen siirtoon tai käsittelyyn.

Äänekosken Energia voi siirtää rekisteröidyn henkilötietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen Äänekosken Energian markkinointirekisteriin.

Äänekosken Energia käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon, tyytyväisyyskyselyiden tekemiseen sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojankäsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ko. tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään 10 vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, profilointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.